Immer wieder kursieren seltsame Behauptungen und Gerüchte rund um das Thema E-Mail-Archivierung. Wir möchten euch daher die fünf bekanntesten Irrtümer vorstellen und gleichzeitig aufklären, was tatsächlich dahintersteckt!
Irrtum Nr. 1: Nur Rechnungen sind für die Steuer relevant
Entgegen landläufiger Meinung müssen Unternehmen nicht nur Rechnungen, sondern vielmehr alle relevanten Geschäftsprozesse archivieren. Dabei geht es sowohl um die Angebotsanfrage als auch um die Auftragserteilung und zudem um die vollständige Rückabwicklung. Folglich sind selbstverständlich auch per E-Mail versendete Dokumente zu dokumentieren und aufzubewahren.
Irrtum Nr. 2: Ausdrucken wichtiger E-Mails reicht aus
Beim Ausdrucken von E-Mails entstehen lediglich Kopien, jedoch keine rechtssicheren Originale. Unternehmen müssen daher nicht nur kopieren, sondern vielmehr die Originalformate sicher und rechtskonform aufbewahren. Insbesondere dann, wenn die E-Mail das Originalformat darstellt, gilt dies als besonders wichtig.
Irrtum Nr. 3: E-Mail-Archivierung betrifft nur Großunternehmen
Keineswegs ist die Aufbewahrungspflicht an die Unternehmensgröße gebunden. Sowohl Großunternehmen als auch Einzelunternehmer müssen gleichermaßen diese Vorschriften befolgen. Wer dies missachtet, der riskiert nicht nur, sondern wird definitiv eine Verletzung der Buchhaltungspflicht begehen.
Irrtum Nr. 4: Backups ersetzen Archivierungen
Mitnichten genügen Backups allein für eine rechtssichere Datenspeicherung. Tägliche Backups erfassen weder Änderungen noch Ergänzungen und schon gar nicht zwischenzeitliche Löschungen. Deshalb sollten Unternehmen ihre Backups stets durch eine professionelle Archivierungslösung ergänzen.
Irrtum Nr. 5: Datenschutz und E-Mail-Archivierung sind unvereinbar
Entgegen der verbreiteten Annahme lassen sich E-Mail-Archivierung und Datenschutz durchaus miteinander vereinbaren. Dabei müssen Unternehmen gleichwohl E-Mails mit personenbezogenen Daten gesondert behandeln. Eine praktikable Lösung bietet sodann das regelbasierte Löschen: Unternehmen können E-Mails gezielt auswählen und nach einem festgelegten Zeitraum automatisch entfernen.
IT-Security: Moderne Strategie für Unternehmen
Zeitgemäße Unternehmen benötigen nicht nur, sondern verlangen geradezu eine ganzheitliche IT-Sicherheitsstrategie. Diese umfasst sowohl den Schutz von Mitarbeiterdaten als auch die Abwehr externer Angriffe. Letztendlich zielt die Strategie darauf ab, Sicherheitslücken zu minimieren und Risiken proaktiv und umfassend zu managen. Kontaktieren sie uns für eine IT Sicherheit Beratung.
